Comment interparking a transformé un de ses workflow métier ?

L’objectif initial était de fluidifier les échanges documentaires avec leurs clients. Vous vous demandez comment ? Laissez nous vous expliquer plus en détails…

Avant de bénéficier de la solution

La réception des demandes passait par plusieurs étapes, nécessitant de multiples tâches : réception téléphonique de la demande de location, puis préparation d’un contrat papier, visite du client à l’agence afin de signer le dit contrat, et enfin archivage papier de ce dernier. Les délais de traitement de ces différentes étapes étaient longs et plusieurs jours s’écoulaient. De plus, il arrivait souvent que le client ait des demandes supplémentaires une fois arrivé sur place, ce qui déclenchait à nouveau une relance du processus à son point de départ…

Gain de temps et efficacité opérationnelle…en route vers un nouveau process Digital !

Afin de faire gagner du temps à Interparking et ses clients, nous avons travaillé sur la mise en place d’une solution de signature électronique, conçue par MyWork Platform.

Dans le cas présent le workflow a été entièrement dématérialisé et personnalisé à travers l’intégration de webservices au sein de l’application métier d’Interparking.

Désormais, le conseillé d’Interparking est en mesure de saisir en temps réel la demande du client, de préparer un contrat qui est envoyé dans la foulée par voie électronique avec un système d’authentification de mail. Le workflow de signature à valeur probatoire démarre alors et, à son terme, le client comme le conseiller reçoivent en temps réel un accusé de réception indiquant la signature ou le refus éventuel de signer.

Un fois le document signé, il est automatiquement indexé et archivé électroniquement dans le logiciel métier de la société.

Les délais globaux de traitement ont été réduit de 30 % et la productivité comme l’intégrité du processus s’en trouvent considérablement améliorées. Le service apporté est plus professionnel et le taux de remplissage des parkings à travers les réservations est, quant à lui, accru.

Cette solution peut aussi être intégrée sur les MFP Xerox proposés par Open, et permettre alors également de générer directement un workflow de signature pour un document numérisé depuis le MFP.

Les multifonctions Xerox deviennent plus que de simples copieurs et imprimantes, ils sont au centre de la convergence des flux et de l’optimisation des processus !

Nous sommes la société Interparking France (gestion de parcs de stationnement) et pour faciliter la gestion de nos contrats clients et supprimer ainsi la version papier des contrats, nous nous sommes rapprochés des sociétés Open & MyWorkPlatform pour combiner leur solution de signature numérique. Nous cherchions depuis longtemps un prestataire avec une offre facilement intégrable via web service.
En plus des contrats abonnés nous utilisons également leur solution pour tout autre document interne ou externe nécessitant une signature.
L’association MyWorkPlatform à notre solution de gestion des abonnés AKIS s’est faite très facilement en moins d’un mois (tests et mise en production). Leur équipe s’est révélée très réactive et a su très facilement s’adaptée à nos besoins.

Joel Deschatres – IT Manager – Interparking France